Les notions de comptabilité à connaître pour ouvrir son officine

Avec comptable-pharmacie.fr vous disposez d’outils et de conseils pour suivre de façon claire et adaptée les résultats de votre pharmacie. Vous pouvez ainsi optimiser vos résultats.

Ouvrir sa pharmacie est un projet que nourrissent bon nombre de diplômés d’État Spécialisé en pharmacie. Néanmoins, avant de s’installer et de diriger sa propre affaire, il n’est pas fortuit de connaître quelques notions de comptabilité avant de s’installer en officine. Même si ce n’est pas votre domaine, savoir analyser quelques chiffres clés pourra vous être bien utile pour prendre les bonnes décisions et faire prospérer votre commerce de proximité spécialisé. 

La comptabilité et la gestion en officine

Les obligations comptables en officine

Comme n’importe quelle autre entreprise à activité commerciale, la pharmacie d’officine doit faire l’objet d’un suivi comptable. C’est en effet une obligation légale de laisser une trace écrite de tous les flux de l’officine (achat, vente, charges, investissement…) de façon à présenter une image du patrimoine de l’entreprise.

Les différents documents comptables doivent être mis à jour régulièrement et être fidèles à la réalité de l’entreprise sous peine d’amende et d’emprisonnement.

Voici les principales obligations comptables d’une officine

  • Enregistrement chronologique des mouvements financiers / biens (marchandises, matériel …)
  • Établissement d’une facturation dans les règles de l’art
  • Organisation d’un inventaire annuel
  • Détention d’un compte bancaire dédié dans un établissement spécialisé
  • Élaboration des comptes annuels à chaque fin d’exercice
  • Conservation des pièces comptables et fiscales au minimum 10 ans après la clôture de l’exercice

Outre, l’obligation à proprement parler, les différents documents comptable permettent au dirigeant de mieux connaître la situation financière de leur business. Il peut alors adapter sa gestion et prendre des décisions pour faire prospérer son activité.

À savoir : les justificatifs concernant le personnel, la retraite ou l’URSSAF doivent eux être conservés au minimum 20 ans après un exercice

Quelques spécificités selon la forme juridique de votre officine

En fonction de votre projet, qu’il s’agisse de l’achat d’une nouvelle officine ou d’une reprise d’une pharmacie existante, vous serez amené à choisir sa forme juridique.

Deux grandes possibilités s’offrent à vous :

  • L’entreprise individuelle : impôt sur le revenu, régime BIC.
  • La SELARL (Société d’Exercice Libéral A Responsabilité Limité) : impôt sur les sociétés, plus de possibilités d’optimisation fiscale ou sociale

Les 4 notions comptables à connaître pour gérer son officine

Le Bilan comptable

Le bilan comptable est un incontournable de la comptabilité gestion. Il permet à la pharmacie titulaire d’avoir une vision précise de la situation financière et patrimoniale de son officine à la clôture de l’exercice.

Le bilan se présente sous forme de tableau et récapitule l’ensemble du patrimoine de l’entreprise grâce à deux catégories, l’actif et le passif.

ACTIFPASSIF
Actif immobilisé : Immobilisation incorporelles Immobilisation corporelles Immobilisations financièresCapitaux permanents : Capitaux propres Dettes à long et moyen terme
Actif circulant : Valeurs réalisables : stocks, créances Valeurs disponibles : trésorerie…Dettes à court terme : Dettes fournisseurs Dettes fiscales et sociales Découverts bancaires
= Ce qui appartient à l’entreprise= Ce que l’entreprise doit

On retrouvera donc dans le bilan du pharmacien :

  • Exemples d’actifs immobilisés : fonds de commerce, murs de la pharmacie, logiciels métiers…
  • Exemples d’actifs circulants : stocks de médicaments, produits de parapharmacie pas encore écoulés

Le bilan comptable doit être à l’équilibre financier. C’est-à-dire que tous les éléments de l’actif doivent pouvoir être financés par les éléments du passif.

Le Compte de résultat

Le compte de résultat permet de faire une synthèse entre les charges (dépenses) et les produits (recettes) sur une période donnée. C’est grâce à lui que l’on peut visualiser clairement l’enrichissement ou la dégradation de la situation financière d’une entreprise en dégageant le résultat net : bénéfice ou déficit.

Le Fonds de roulement et le Besoin en Fonds de Roulement

Le Fonds de Roulement Net Global

Le fonds de roulement est composé de toutes les ressources à disposition de l’officine pour lui permettre de couvrir les dépenses liées à son activité, mais surtout à financer les investissements en biens durables. Pour cela on s’adresse en général à des organismes de financement, des investisseurs ou des associés.

Dans l’idéal en effet, une ressource à long terme doit permettre de payer pour un investissement à long terme.

Pour calculer le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) vous pouvez utiliser une de ces deux formules :

FRNG = Ressources stables – Emplois durables ou
FRNG = Capitaux permanents – Actifs immobilisés

Le Besoin en Fonds de Roulement ou BFR est également une notion à connaître pour lancer son affaire.

Le Besoin en Fonds de Roulement

Le BFR permet de mettre en lumière les décalages entre les décaissements et les encaissements liés à l’activité. Ce décalage, s’il existe devra être financé par l’entreprise. Il est donc important de pouvoir évaluer le montant du BFR, de façon à trouver des solutions de financements (délai de paiement des fournisseurs, gestion du stock …).

Voici la formule qui vous sera utile :

BFR = Encours moyen des créances clients + stocks moyens – Encours moyen des dettes fournisseurs

Suite à ce calcul vous devrez interpréter la valeur du BFR

  • BFR > 0 : les emplois sont supérieurs aux ressources d’exploitation, il est donc impératif de trouver des financements à court terme
  • BFR = 0 : les ressources d’exploitation couvrent intégralement les emplois liés à l’activité. Il n’y a donc pas de besoin de financement, mais il n’y a plus non plus d’excédent en cas d’imprévus
  • BFR < 0 : les ressources sont supérieures aux emplois et permettent même de générer un excédent qui alimentera la trésorerie de l’officine.

Faire appel à des professionnels pour vous accompagner dans ces tâches annexes essentielles

Le comptable et l’expert-comptable pour la comptabilité de votre officine

Gérer entièrement la comptabilité de son officine lorsqu’on se lance peut-être difficile. En plus de ces quelques notions de comptabilité de base, il vous faudra notamment investir dans un logiciel de comptabilité adapté, mais aussi vous prévenir avec les conseils d’un expert-comptable.

C’est pourquoi il peut être intéressant de laisser des experts du domaine s’occuper des diverses tâches comptables. N’hésitez alors pas à vous rapprocher d’un cabinet de comptables ou d’experts comptables pour vous accompagner dans la comptabilité gestion de votre officine.

L’agence d’emploi pour vos recrutement

De même pour la partie recrutement en officine, il n’est pas toujours facile de s’organiser pour trouver des pharmaciens ou préparateurs en pharmacie tout en continuant à prendre en charge les différentes missions inhérentes au métier de pharmacien pour le titulaire.

Le pharmacien titulaire n’est alors pas impacté et peut prendre le temps d’accueillir et de servir sa patientèle, sans être submergé par toutes les démarches d’un recrutement.

Vous avez acquis de l’expérience en officine et vous sentez prêt à vous lancer dans votre propre aventure en devenant titulaire de votre pharmacie. Grâce à ces quelques notions de comptabilité, vous devriez pouvoir vous initier en douceur à cette part non négligeable du travail quand on gère sa propre affaire. Toutefois, que ce soit pour la comptabilité, le recrutement, le juridique ou toute autre mission annexe liée à la vie de votre officine, n’hésitez pas à vous entourer de professionnels compétents dans leur propre domaine.

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