Le tiers payant
Le tiers payant est un dispositif mis en place par la Sécurité sociale, permettant aux patients de ne pas avancer tout ou une partie des frais liés à ses médicaments ou soins. C’est un système de paiement indirect entre l’assuré, la pharmacie, l’Assurance Maladie, et éventuellement une complémentaire santé.
Les principaux acteurs
Le tiers payant est alimenté par trois acteurs distincts :
- L’assuré (également appelé patient) est la personne qui prend des produits pharmaceutiques pouvant être remboursé ou non. Dans le cas du tiers payant, les médicaments sont remboursés.
- Le pharmacien est celui qui fait la transition entre l’assuré et la Sécurité sociale (Assurance Maladie), et éventuellement une complémentaire santé (mutuelle, institution de prévoyance ou assurance santé privée). Le professionnel de santé doit donc vérifier les droits de ce dernier : carte vitale à jour et présence d’une complémentaire santé.
- L’Assurance Maladie, de son côté, a pour rôle de rembourser les médicaments délivrés aux patients, à partir de ce que l’officine lui aura transmis.
Les risques d’une mauvaise gestion
Vous l’aurez compris, le tiers payant demande une gestion rigoureuse pour une pharmacie, afin d’exercer en toute légalité, mais aussi de préserver la pérennité de votre établissement, et d’éviter les problèmes suivants.
Impact sur la trésorerie
Avec une part importante du chiffre d’affaires en tiers payant, tout retard de paiement affecte la trésorerie. Et ces retards peuvent être occasionnés par votre officine : mauvaise organisation dans l’envoi des FSE, aucun suivi du processus de remboursement, etc.
Les délais de remboursement des complémentaires peuvent dépasser 30 à 60 jours. Un mauvais suivi peut créer des tensions financières ou empêcher de régler les fournisseurs à temps. Cela créer un déséquilibre dans la gestion de votre pharmacie, et devient un cercle vicieux.
Démotivation de l’équipe
Au-delà d’un aspect logistique, une mauvaise gestion peut également avoir un rôle négatif sur vos collaborateurs. En effet, une mauvaise organisation des tiers payant au sein de votre officine peut démotiver vos équipes, et donc augmenter le risque de turnover. Voir le retard de paiement, des flux et des rejets, gérer les tâches administratives, peuvent être une source de stress et de pression chez certains.
Alors, il vaut mieux être organisé et former vos équipes sur la logistique du tiers payant !
Opter pour les bonnes pratiques
L’organisation
Comme on ne cesse de le répéter, l’organisation est clé, notamment pour éviter les impayés. Organiser la télétransmission doit être quotidienne afin d’éviter tout retard. Pour cela, si le logiciel ne vous le propose pas déjà, mettez en place un tableau de suivi.
De plus, nous vous conseillons, à la fin de chaque mois, de :
- Regarder les mutuelles en retard à lancer
- Mettre à jour les documents archivés
- Vérifier la liste des documents archivés
- Assurer le bon encaissement des tiers payant
Le passage au comptoir
Les bonnes pratiques, au moment du passage au comptoir du patient, doivent être maîtrisées. C’est une base, certes, mais des erreurs cumulées peuvent avoir un gros impact pour votre officine. Voici les étapes clés de ce passage :
- Vérifier les droits du patient (carte vitale et mutuelle à jour)
- Assurer que le tiers payant est applicable
- Saisir l’ordonnance dans le logiciel (en n’oubliant pas de cocher “tiers payant” pour la Sécurité sociale, la mutuelle ou les deux)
- Télétransmettre les feuilles de soins électroniques (FSE) aux caisses de remboursement
- Encaisser uniquement ce qui reste à charge
La gestion des relances et des rejets
En principe, le traitement des factures et des rejets, ainsi que les relances des factures se font automatiquement grâce à votre Logiciel de Gestion d’Officine (LGO). Néanmoins, chaque rejet doit être analysé, corrigé et renvoyé. Il est important de traiter rapidement les anomalies pour éviter que les délais ne rendent la demande irrecevable.
Quelles solutions pour mieux piloter ?
Grâce aux divers outils proposés ci-dessus, vous serez moins stressé dans la gestion du tiers payant. Toutefois, d’autres solutions peuvent être complémentaires.
Le logiciel
En France, les pharmacies ont pour obligation d’utiliser un Logiciel de Gestion d’Officine (LGO). Cela vous permet d’optimiser du temps au quotidien, notamment grâce à la télétransmission. Toutefois, pour fluidifier le traitement et la gestion comptable, veillez à vérifier certains paramètres tels que :
- Synchroniser vos outils (ERP, CRM, facturier, etc.).
- Choisir des formats compatibles (ex. Factur-X).
- Prévoir la récupération automatique des données de facturation.
L’externalisation
Certaines officines optent pour une externalisation partielle ou totale du tiers payant (notamment les relances et les reprises de rejets). Cela permet de libérer du temps, mais demande un bon suivi contractuel avec le prestataire. Évidemment, cela a un coût additionnel à votre activité qu’il ne faut pas négliger. N’hésitez pas à poser le pour et le contre, mais aussi de demander l’avis de votre expert-comptable.
L’aide de l’expert-comptable
L’expert-comptable peut vous accompagner dans la gestion du tiers payant, afin de vous éviter des difficultés financières et logistiques. C’est pour cela qu’il est important de bien choisir votre professionnel comptable. Un expert-comptable spécialisé en pharmacie, comme au cabinet CA2, est certainement la meilleure option. En effet, celui-ci connaît parfaitement votre secteur, et surtout vos préoccupations, comme en ce qui concerne le tiers payant.
N’hésitez pas à nous contacter !
FAQ
Qu’est-ce que le tiers payant en pharmacie ?
Le tiers payant est un système qui permet aux patients de ne pas avancer les frais de leurs médicaments. Le pharmacien est directement remboursé par l’Assurance Maladie et/ou la mutuelle, selon le type de couverture du patient.
Comment fonctionne la télétransmission du tiers payant ?
La télétransmission est réalisée via le logiciel de gestion officinale. Chaque jour, les feuilles de soins électroniques sont envoyées à la CPAM et aux mutuelles. Les retours (flux NOEMIE) permettent de vérifier les remboursements ou les rejets.
Comment éviter les rejets de facturation tiers payant ?
Il est essentiel de vérifier les droits du patient à chaque passage, de tenir à jour les contrats de mutuelles dans le logiciel, et de former l’équipe à la bonne saisie des informations.
